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Word、Excel、PowerPoint、Access等組件之間的內容可以互相調用,互相鏈接,或利用復制粘貼功能使所有數據資源共享, 當然,我們也可以將這些組件結合在一起使用,以便使字處理、電子數據表、演示文稿、數據庫、時間表、出版物,以及 Internet 通訊結合起來,從而創建適用于不同場合的專業的、生動的、直觀的文檔。

辦公軟件的作用主要集中在三點上,其一是提升企業的運營管理能力;其二是降低崗位工作的難度;其三是提升企業管理者的決策能力,當然,隨著物聯網、大數據、云計算和人工智能相關技術的逐漸應用,智能化辦公概念也逐漸得到了更多人的關注,辦公軟件的傳統功能邊界也在不斷得到拓展,相信在產業互聯網階段,辦公軟件的作用將進一步得到提升。

辦公軟件一個重要的作用就是降低崗位工作難度,所以從這個角度來看,學習使用辦公軟件并不會有較大的難度,辦公軟件之所以能夠降低崗位工作難度,主要從三個方面入手,其一是規范化工作流程,清晰嚴格的流程是工作效率的重要因素;其二是提升資源整合能力,資源整合能力的提升將在很大程度上降低工作難度,崗位級別越高則資源整合能力越強;其三是提升溝通效率,職場中很大一部分工作內容就是溝通,高效的溝通是提升工作效率并降低工作難度的重要手段,所以,學習辦公軟件應該從這三個方面進行展開。

學習辦公軟件的步就是通過辦公軟件的應用來熟悉崗位工作流程,通常辦公軟件本身就是一個"工作流",不同崗位要面對不同的任務,只要按照操作要求進行操作就可以了,對于大部分初級崗位來說,學習辦公軟件的重點就在于此,而且這些基本的軟件操作并沒有較大的學習難度,往往在很短的時間內就能掌握。